Passo a passo: como emitir nota fiscal eletrônica

Muitas pessoas já conhecem a NF-e e sabem que ela foi criada com o objetivo de substituir a emissão de notas em papel. Entretanto, ainda existem algumas dúvidas sobre como emitir nota fiscal eletrônica.

No artigo de hoje, vamos falar mais sobre o assunto e explicar o que é necessário para a emissão do documento. Continue com a leitura e saiba mais!

Requisitos necessários

Existem alguns requisitos mínimos que precisam ser cumpridos para que sua empresa possa emitir a NF-e, como:

  • registro no CNPJ;
  • credenciamento na Secretaria da Fazenda do estado onde sua empresa está situada;
  • certificado digital: é necessário para garantir a validade jurídica da NF-e e provar que foi sua empresa quem emitiu o documento. Deve ser obtido junto a uma Autoridade Certificadora;
  • computador;
  • software: alguns estados oferecem o emissor gratuito, mas também é possível contratar uma solução (que possui menos limitações);
  • acesso à internet.

Campos obrigatórios

Existem alguns campos que são preenchidos automaticamente pelo software emissor — como o número da nota fiscal, a série e a data da emissão, por exemplo. Os demais são de preenchimento obrigatório e devem ser feitos por você. Veja quais são:

  1. dados do emitente: informações sobre sua empresa, como CNPJ, Inscrição Estadual, Inscrição Municipal, endereço, entre outras;
  2. dados do destinatário: informações sobre o cliente para quem os produtos ou serviços foram vendidos;
  3. produtos ou serviços vendidos: informações sobre os produtos, como tamanho, peso, quantidade, valor, tipo de unidade vendida, código NCM, código CEST, tributação, origem;
  4. natureza da operação;
  5. forma de pagamento;
  6. CFOP;
  7. base de cálculo do ICMS;
  8. valor total dos produtos ou serviços;
  9. valor do frete;
  10. valor total da NF-e;
  11. valor total aproximado dos tributos.

Como emitir Nota Fiscal Eletrônica

Antes de mais nada, vale ressaltar que alguns estados possuem particularidades na emissão, o que deve ser consultado antes de gerar o documento. De maneira geral, uma Nota Fiscal Eletrônica pode ser emitida a partir dos seguintes passos:

1. Obter o software emissor

Como dito anteriormente, alguns estados possibilitam o download do emissor gratuito, mas você tem a opção de adquirir um sistema pago para executar essa tarefa.

2. Cadastrar emitente

Já no programa, é necessário fazer o cadastro da sua empresa, inserindo os dados obrigatórios. Em muitos casos, é possível deixar essas informações salvas, para que elas sejam preenchidas automaticamente nas próximas emissões.

3. Informar os dados do destinatário

Se você já usa um sistema de informações na sua empresa, é possível importar as informações do banco de dados do cliente e fazer o preenchimento automático dos campos que são obrigatórios.

5. Produtos e serviços

Assim como no caso dos clientes, é possível importar os dados referentes aos cadastros dos produtos e serviços que são vendidos. Essas informações podem ser geradas ao criar um pedido de venda, por exemplo.

6. Transporte

Essa informação é inserida quando sua empresa oferece o serviço de entregas. Aqui, são inseridos dados referentes à transportadora e a quem é o responsável pelo frete (sua empresa ou o cliente).

7. Informações adicionais

Nesse campo, são incluídas quaisquer informações complementares que sejam de interesse do cliente ou do fisco.

8. Assinatura e validação

Por fim, é hora de finalizar a emissão da NF-e, validando e inserindo a assinatura digital. Feito isso, é hora de imprimir a Danfe — a versão em PDF do documento — e enviá-la para o cliente.

9. Armazenamento

Agora é a hora de salvar o arquivo e armazená-lo, já que existe uma exigência legal de guardar os documentos por, no mínimo, 5 anos.

Agora que você já sabe como emitir Nota Fiscal Eletrônica e quais são os requisitos mínimos necessários, já pode colocar isso em prática e adequar as operações de venda da sua empresa.

Quer saber mais sobre como emitir Nota Fiscal Eletrônica? Entre em contato conosco agora mesmo e tire suas dúvidas!