Por que ter certificado digital na sua empresa e como pode ser útil?

O certificado digital é uma ferramenta administrativa que visa garantir a segurança, confidencialidade e validade jurídica de dados e informações apresentadas aos órgãos tributantes do governo.

O certificado deixou de ser uma forma de tornar mais ágil as operações e se transformou em um item obrigatório. O nosso objetivo com esse artigo é mostrar como o certificado digital pode ser útil em seu negócio. Continue lendo!

Em quais casos o certificado digital é obrigatório?

O certificado digital é a ferramenta que faz a validação e garante a veracidade de informações enviadas aos órgãos tributantes ou trabalhistas. Entre eles, podemos mencionar a transmissão das declarações enviadas por meio do ambiente do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

Essa obrigação acessória é utilizada para apurar impostos como o ICMS, PIS, COFINS entre outros. Além disso, o certificado digital é utilizado para transmitir informações trabalhistas ao INSS ou à Caixa Econômica Federal, que administra o FGTS.

Algumas obrigações anuais, como o registro do Balanço Patrimonial e a declaração do imposto de renda da pessoa jurídica, também necessitam de um certificado digital para dar veracidade e validade nas informações transmitidas

Além disso, o certificado digital é utilizado para emitir documentos fiscais como a Nota Fiscal eletrônica (NF-e), Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e), entre outros. Sendo assim, é impossível realizar a emissão de alguns desses elementos sem a utilização dessa ferramenta.

Qual a função do certificado digital para a gestão da empresa?

Além de atender às demandas do Fisco e dos órgãos trabalhistas, o certificado digital também oferece benefícios à gestão da empresa que pode utilizar essa ferramenta para acessar os portais de informações fiscais dos órgãos tributantes como o e-CAC da Receita Federal e as Agências Virtuais das Secretarias da Fazenda Estadual (SEFAZ).

Além disso, algumas instituições bancárias oferecem limites de transações diárias diferenciadas para os titulares que possuem certificados digitais.

Como o certificado digital protege os dados da empresa?

Cada usuário contém uma chave de assinatura única, privada e criptografada. O certificado digital possui uma segurança tão grande, que pode ser comparado à forma com que cada pessoal realiza uma assinatura em um pedaço de papel.

Para garantir essa segurança, as chaves privadas são armazenadas em dispositivos criptográficos que são chamados de smart card.

Quais os tipos de certificados digitais existentes atualmente?

Existem duas séries de certificado que são denominadas simplesmente pelas letras A e S. A primeira série serve para designar assinaturas digitais que confirmam a identidade de pessoas físicas ou jurídicas na internet. São os tipos de certificados digitais mais utilizados pelos brasileiros, pois são eles que transmitem a maioria dos documentos.

A série S é destinada para garantir o sigilo na codificação de documentos, mensagens, bases de dados entre outras informações digitais que tem caráter sigiloso e confidencial.

Esses dois tipos são divididos em dois modelos, o A1 e S1, que são armazenados na memória do computador e o S1 e S2 que são guardados em cartão ou token, possibilitando que eles sejam utilizados em outros computadores.

Como obter um certificado digital?

Para obter um certificado digital você deverá, inicialmente, procurar uma correspondente de algumas das autoridades certificadoras como a Serpro, Caixa, Receita Federal, Certisign, SERASA etc.

Selecionada a empresa, você deve comparecer presencialmente à unidade, munido dos documentos essenciais, selecionar a série e o tipo do certificado e assinar o termo de validação. Em seguida, basta aguardar o tempo necessário para instalação da ferramenta e começar a utilizar.

A utilização do certificado digital vai muito além da simples prestação de informações aos órgãos tributantes. Ele é uma forma de garantir que os dados enviados permaneçam seguros e confidenciais,.

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